אם חשבנו בעבר שלגייס עובד זה רק לאתר קורות חיים ולראיין, הרי שברור לכולם שממזמן העולם השתנה. בעקבות אחוזי האבטלה הנמוכים וכמות ההצעות הגבוהה שמקבלים חלק מהמועמדים חשוב יותר מתמיד להשקיע בתהליך חווית המועמד ולא רק במקורות גיוס
מדוע חשוב לייצר חוויה למועמדים בתהליך גיוס עובדים
בשני העשורים האחרונים עם כניסת האינטרנט לשוק העבודה חלו שינויים רבים בתחום חיפוש העבודה והגיוס. השינויים הללו תפסו תאוצה אפילו משמעותית יותר עם כניסתו של הטלפון החכם לחיינו לפני מספר שנים.ממקום שבו המעסיקים שולטים בשוק העבודה ועובדים כמעט ואינם מחליפים את מקום העבודה שלהם לשוק שבו העובדים כל שנה-שנתיים בממוצע עוברים למקום אחר. ההיצע הבלתי נגמר של מקומות העבודה והקלות שבה ניתן למצוא עבודה דרך הכורסא בבית מבלי לעשות דבר או אפילו דרך הסלולרי כאשר אנו נמצאים במקום העבודה הנוכחי שלנו מכריחה את המעסיקים לחשוב שונה אם הם מעוניינים לגייס אליהם את הטאלנטים הכי טובים בשוק.
כיצד משפרים את חווית המועמד?
קודם כל נסו לחשוב כמו מועמד ולהבין את התהליך שהוא עובר בדרך למשרה. מעסיקים רבים אינם מבינים או מייחסים חשיבות לטרטור שעובר המועמד או לדרך שאותה הוא עובר בתהליך הגיוס. חשוב להבין כי מה שעבורנו לא נתפס כ”ביג דיל” יכול להיות ההבדל בין גיוס מוצלח למועמד שהסיר מועמדות בגלל סיבות שונות. בעברי נתקלתי במועמדים שהסירו מועמדות משום שראו מנהלים מתווכחים במסדרון וזה נראה להם לא מקצועי, משום שנתנו להם להמתין זמן רב והיה חשוב להם לעבוד בארגון מסודר ומאורגן והם לא תפסו את הארגון ככזה. במסגרת הטיפים שאתן בהמשך המאמר אנסה לתת מענה לכלל התהליך.
כיצד משפרים חווית מועמד לפי שלבי הגיוס
איתור מועמד וזימון לראיון טלפוני
שמירה על קשר רציף עם המועמד שכולל עדכונים שוטפים, הודעות ווטסאפ וזימונים מסודרים לפגישות, עמידה בזמני התקשרות שנקבעו מראש וכמובן בקיאות מקצועית של מחלקת משאבי אנוש בתפקיד אליו הם מגייסים.
ראיון עבודה
קליטת המועמד בזמן לראיון, חווית שירות ממנהלת המשרד או מי שמקבל את פני המועמד עד לכניסה לראיון עצמו. המתנה חוויתית המשלבת איזור המתנה נעים ומסודר. מומלץ לשים מסכי טלויזיה עם תמונות מערבי צוות או אירועים משמעותיים בחברה ו/או אלבום תמונות של החברה המזמין את המועמד לעיין בו כאשר הוא ממתין לראיון. במידה ומדובר בתהליך שלוקח מספר שעות חשוב מאוד לוודא שקיים תיאום ציפיות והמועמד מכיר את התהליך ויודע כמה זמן צפוי התהליך לקחת.
המשך טיפול לאחר הראיון
חשוב מאוד לבצע תיאום ציפיות לגבי משך התהליך והשלבים הנותרים עד לסיום איוש המשרה. כמו כן, מתי תתקבל תשובה למועמד. במידה והתהליך מתעכב, חשוב ליידע את המועמד, להתנצל ולהסביר מדוע ישנו עיכוב בתהליך. במידה וקיים חשש לאבד את המועמד משום שיש לו הצעות נוספות, מומלץ להפעיל לחץ על גורמי הפנים בארגון שאחראים על הגיוס על מנת לזרז את התהליך ולא לאבד מועמדים פוטנציאליים
משא ומתן על חוזה
בשעה טובה, החלטתם שהמועמד מתאים לכם. משא ומתן מתיש מוריד למועמדים את החשק לעבוד אצלכם. אם עבדתם בצורה נכונה, הרי שביקשתם בתחילת התפקיד ציפיות שכר ותנאים מהמועמד. לא מומלץ להוריד סכומים גבוהים מהדרישה של המועמד שכן זה עשוי לגרום לו להתחיל את עבודתו בחברה בתחושה רעה ומגדיל את סיכויי הנטישה. אם ידעתם מראש מה דורש המועמד, התכוננו מראש לתת לו את זה. ישנם מועמדים שמספקים דרישות שכר מראש ואינם מוכנים למו”מ על התנאים משום שמבחינתם הם סיפקו את הכל. חשוב שתקחו את זה בחשבון.
חתימת חוזה
זהו הזמן שלכם להיות מקצועיים – הכינו מראש את הכל וספקו למועמד תהליך קצר ויעיל. אם התנאים נסגרו מראש אפשר לשלוח חוזה במייל, אך עדיין, ישנו משהו במפגש וחתימה פנים מול פנים שמחזק את הקשר עם המועמד ומגדיל את הסיכויים שיתחיל לעבוד במועד. מניסיון, חתימת חוזה אינה ערובה לתחילת עבודה ונתקלתי לא פעם במקרים של מועמדים שחתמו על חוזה והתחרטו.
קליטה ותחילת עבודה
תהליך חווית המועמד נמשך גם בימי העבודה הראשונים של המועמד ולכן חשוב לשים דגש על חווית קליטה ביום הראשון. עמדה מוכנה, הרשאות, חוברת וולקאם להיכרות עם החברה ונהלי העבודה, שיחות פתיחה והיכרות עם המנהל הקולט, חבילת שי לעובד חדש ועוד.
תהליכי עבודה ודגשים לשיפור חווית מועמד למשרה
שירות וגישה נעימה של כל הגורמים המעורבים בתהליך
חשוב מאוד לוודא שכל מי שבא במגע עם המועמדים יהיה נחמד, מסביר פנים ומקצועי. דמיינו שאתם בחו”ל ופונים למישהו לבקש הוראות הגעה למקום מסוים, במידה ויגיבו בצורה נחמדה ויספקו לכם הסברים, תהיו מרוצים, תהנו מחווית הטיול ותמליצו על המדינה לאחרים. במידה ותקבלו פרצוף חמוץ וחוסר סבלנות לא תמליצו. בעולם הגיוס הסיטואציה תהיה זהה לחלוטין. מומלץ להעביר את כל מי שעובד מול מועמדים, כולל מנהלים מגייסים, מנהלת משרד וכו’ סדנת שירות ועבודה עם ממשקים.
אקסטרה מייל עבור המועמדים
עשו משהו שאחרים לא עושים או לפחות מרביתם לא עושים. הכינו סרטון על החברה שהמועמדים רואים לפני כניסה לראיון, שלחו חוברת במייל למועמד, תנו להם לדבר עם עובדים ומצאו כל הזמן דרכים חדשות ויצירתיות לייצר רושם חיובי על המועמדים.
החברים שלהם הם המפתח
חבר מביא חבר היא אחת הפלטפורמות המובילות בגיוס ומהווה כ-50% מסך הגיוסים במרבית החברות. לחבר שלהם השפעה עצומה על הפידבק והתחושות של המועמד לגבי החברה. השתמשו בקשר עם החבר על מנת להעביר מסרים חיובים ולבדוק את התחושות של המועמדים בתהליך.
מיתוג מעסיק
ישנם מאמרים רבים ברשת על מיתוג מעסיק ולכן לא נפרט על הנושא, אך במספר שורות – ודאו שאתם מוכרים בשוק, בעלי נוכחות ברשתות החברתיות, דאגו להגיב כאשר החברה שלכם מופיעה ברשת ולשמר תדמית חיובית בעיני העובדים והמועמדים.
קשר רציף ותקשורת פתוחה
חשוב להיות בקשר רציף עם המועמדים ולוודא שהם מעודכנים בתהליך ושהוא משוקף להם בצורה הטובה ביותר. אין דבר גרוע יותר מלהבטיח לחזור למישהו או להחזיר לו תשובה ולא לקיים את ההבטחה.
לסיכום
חווית המועמד בתהליך חשובה מאוד כמות ואיכות הגיוסים בכל ארגון. חשוב מאוד להקיד לבצע תהליך מסודר ואיכותי על מנת שתוכלו לעמוד ביעדי הגיוס שלכם.
על הכותב
רועי ברק הוא הבעלים של חברת ההשמה “ריקרוטיקס” וחברת הייעוץ “קבוצת ברק ”. בעברו שימש במגוון תפקידים בכירים בשוק כמנכ”ל וסמנכ”ל משאבים אנוש וסייע למאות עסקים וארגונים בתחומי גיוס וניהול המשאב האנושי.
לסיוע בגיוס עובדים השאירו פרטים ונשמח לסייע.
